บทที่ 14: ข้อมูลคน · Profile Background Pre-meeting Brief

เคยไหมครับที่คุณต้องเข้าประชุมสำคัญกับคนที่ไม่รู้จักมาก่อน แล้วรู้สึกประหม่า ไม่รู้จะเริ่มต้นบทสนทนายังไง หรือกลัวจะพูดอะไรผิดไป? การประชุมที่ขาดการเตรียมตัวเรื่องข้อมูลพื้นฐานของคู่สนทนา มักจะทำให้เราพลาดโอกาสสำคัญในการสร้างความประทับใจ หรือแม้กระทั่งทำให้การเจรจาไม่ราบรื่น เพราะไม่เข้าใจบริบทและความสนใจของอีกฝ่าย วันนี้เราจะมาเรียนรู้วิธีใช้ AI เป็นผู้ช่วยส่วนตัวในการรวบรวมข้อมูลสำคัญ เพื่อสร้าง "Pre-meeting Brief" ที่ทรงพลัง ทำให้คุณเข้าประชุมได้อย่างมั่นใจ, รู้ว่าควรพูดอะไร และควรเลี่ยงเรื่องไหน, พร้อมหาจุดร่วมที่จะสร้างสายสัมพันธ์ได้ตั้งแต่เริ่มต้น

ส่วนที่ 1 · ทำอะไรได้บ้าง

การใช้ AI ในการเตรียม Pre-meeting Brief ไม่ใช่แค่การรวบรวมข้อมูล แต่เป็นการสังเคราะห์และวิเคราะห์ข้อมูลจำนวนมากให้กลายเป็น Insight ที่นำไปใช้ได้จริง AI สามารถช่วยคุณ:

• รวบรวมข้อมูลสาธารณะ: ค้นหาประวัติการทำงาน, การศึกษา, ประสบการณ์จาก LinkedIn, เว็บไซต์, ข่าวสาร, หรือบทสัมภาษณ์
• วิเคราะห์ความสนใจ: ระบุจุดที่บุคคลนั้นให้ความสำคัญ, โครงการที่เขามีส่วนร่วม, หรือประเด็นที่แสดงความคิดเห็นบ่อย
• ระบุหัวข้อที่ควรหลีกเลี่ยง: หาประเด็นอ่อนไหว หรือเรื่องที่อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งจากประวัติการแสดงความคิดเห็น
• ค้นหา Common Ground: ไม่ว่าจะเป็นสถาบันการศึกษา, บริษัทเก่า, หรือความสนใจส่วนตัวที่ปรากฏในข้อมูลสาธารณะ
• สรุปข้อมูลเป็น Brief สั้นๆ: ย่อยข้อมูลที่ซับซ้อนให้เป็นเอกสารสรุป 1 หน้ากระดาษที่อ่านง่ายและกระชับ

หลักการพื้นฐานคือ AI จะทำหน้าที่เหมือนนักวิจัยส่วนตัวของคุณ โดยใช้ Natural Language Processing (NLP) และ Machine Learning ในการอ่าน, ทำความเข้าใจ, และสรุปข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ที่คุณป้อนให้ เพื่อเปลี่ยน "ข้อมูล" ให้เป็น "ความรู้" ที่มีคุณค่าและนำไปใช้งานได้ทันที

ส่วนที่ 2 · 5 prompt ใช้งานจริง

นี่คือ 5 prompts ที่จะช่วยให้คุณสร้าง Pre-meeting Brief ได้อย่างมืออาชีพ:

Prompt 1 · Pre-meeting Brief ฉบับย่อ

ใช้เพื่อสร้างเอกสารสรุปข้อมูลสำคัญของบุคคลที่คุณจะเข้าพบ เน้นประเด็นที่เขาสนใจและควรหลีกเลี่ยง

ช่วยทำ pre-meeting brief 1 หน้า สำหรับนัดเจอ John Smith CEO บริษัท X · จาก LinkedIn URL: [URL LinkedIn ของ John Smith] + 3 podcast interview: [URL Podcast 1], [URL Podcast 2], [URL Podcast 3] · highlight 3 จุดที่เขาแคร์ + 2 topic ที่ควรเลี่ยง

Tip: ระบุแหล่งข้อมูลที่ชัดเจนและหลากหลาย เพื่อการวิเคราะห์ที่แม่นยำ

Prompt 2 · หา Common Ground

ใช้เพื่อค้นหาจุดร่วมระหว่างคุณกับคู่สนทนา เพื่อเปิดบทสนทนาที่ไม่ดูประดิษฐ์

ช่วยหา common ground ระหว่าง me (จบ KMITL ทำ fintech 5 ปี) กับ Dr. Y (LinkedIn URL: [URL LinkedIn ของ Dr. Y]) · ใช้คุยเปิดประชุมไม่ awkward

Tip: ให้ข้อมูลพื้นฐานของคุณอย่างกระชับ เพื่อให้ AI จับคู่ข้อมูลได้ง่าย

Prompt 3 · สรุปแนวคิดผู้บริหาร

ใช้เพื่อทำความเข้าใจวิสัยทัศน์, แนวคิด, และมุมมองจากบทสัมภาษณ์ต่างๆ

ช่วยสรุปการให้สัมภาษณ์ของ founder บริษัท Z 3 รอบล่าสุด · เขาคิดยังไงเรื่อง AI · vision · pet peeve

Tip: ระบุประเด็นที่คุณสนใจเป็นพิเศษ เพื่อให้ AI เน้นการสรุปในส่วนนั้น

Prompt 4 · เจาะลึกโปรเจกต์สำคัญ

ใช้เมื่อต้องการทำความเข้าใจโครงการหรือความสำเร็จที่สำคัญของบุคคลนั้น

วิเคราะห์จาก LinkedIn URL: [URL LinkedIn ของบุคคล] · โปรเจกต์ที่เขาภูมิใจที่สุดคืออะไร · ความท้าทายที่เจอ + วิธีแก้ไข · บทเรียนที่ได้

Tip: เหมาะสำหรับการเตรียมตัวเพื่อสนทนาเชิงลึกเกี่ยวกับผลงานของอีกฝ่าย

Prompt 5 · สรุปข่าวสารล่าสุด

ใช้เพื่ออัปเดตข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลหรือบริษัทนั้นๆ ในช่วงเวลาที่ผ่านมา

ช่วยสรุปข่าวสารสำคัญเกี่ยวกับ [ชื่อบุคคล/บริษัท] ในช่วง 6 เดือนที่ผ่านมา · เน้นประเด็นธุรกิจ, นวัตกรรม, และการลงทุน

Tip: กำหนดกรอบเวลาและประเภทของข่าวสารที่ต้องการ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ตรงจุด

ส่วนที่ 3 · 3 หลุมพรางที่มือใหม่ตก

การใช้ AI ช่วยเตรียมข้อมูลนั้นมีประโยชน์มาก แต่ก็มีข้อควรระวังที่คุณต้องใส่ใจ:

1 · Stalk ข้อมูลส่วนตัวเกินเหตุ การใช้ AI ค้นหาข้อมูลส่วนตัวที่ไม่เกี่ยวข้องกับการทำงาน เช่น ที่อยู่, เบอร์โทรศัพท์ส่วนตัว, หรือเรื่องราวครอบครัวที่ไม่เปิดเผยต่อสาธารณะ ถือเป็นการละเมิดความเป็นส่วนตัวและอาจทำให้ดูไม่เป็นมืออาชีพ แก้: จำกัดการค้นหาเฉพาะข้อมูลที่ปรากฏในสาธารณะและเกี่ยวข้องกับบริบททางธุรกิจเท่านั้น หาก AI ดึงข้อมูลส่วนตัวที่ไม่จำเป็นมา ให้คุณละเว้นการนำไปใช้ในการประชุม

2 · พูด Common Ground ที่ดู Forced การพยายามเชื่อมโยง Common Ground ที่ดูประดิษฐ์ หรือเป็นเรื่องเล็กน้อยที่อีกฝ่ายอาจจำไม่ได้หรือไม่ให้ความสำคัญ อาจทำให้บทสนทนาดูไม่เป็นธรรมชาติและน่าอึดอัด แก้: เลือก Common Ground ที่เป็นเรื่องสำคัญและมีนัยยะ เช่น สถาบันการศึกษา, บริษัทเก่าที่มีชื่อเสียง, หรือโครงการใหญ่ที่เคยร่วมงานกัน และเตรียมคำถามปลายเปิดที่เกี่ยวข้องเพื่อชวนคุยอย่างเป็นธรรมชาติ

3 · ใช้ข้อมูลเก่า > 1 ปี โลกธุรกิจเปลี่ยนแปลงรวดเร็ว ข้อมูลที่เก่าเกินหนึ่งปีอาจไม่สะท้อนสถานการณ์ปัจจุบันของบุคคลหรือบริษัทนั้นๆ การอ้างอิงข้อมูลที่ล้าสมัยจะทำให้คุณดูไม่ทันเหตุการณ์และขาดความน่าเชื่อถือ แก้: กำหนดให้ AI ค้นหาข้อมูลในช่วงเวลาที่จำกัด เช่น 6 เดือนถึง 1 ปีล่าสุด และตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลก่อนนำไปใช้เสมอ หากข้อมูลที่ได้มาเก่า ให้ลองปรับ prompt เพื่อค้นหาข้อมูลที่สดใหม่กว่า

ส่วนที่ 4 · เลือก AI ตัวไหน?

การเลือก AI tool ที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับความต้องการและงบประมาณของคุณ:

• ChatGPT (OpenAI): เป็น AI อเนกประสงค์ที่เก่งในการสรุป, วิเคราะห์, และสร้างข้อความ คุณสามารถป้อน URL หรือข้อความยาวๆ เพื่อให้สรุปข้อมูลได้ดีเยี่ยม เหมาะสำหรับผู้เริ่มต้นและใช้งานทั่วไป
• Gemini (Google): มีความสามารถคล้ายกับ ChatGPT แต่โดดเด่นในการเข้าถึงข้อมูลแบบ Real-time จาก Google Search ซึ่งเป็นประโยชน์มากในการค้นหาข่าวสารล่าสุดและข้อมูลที่ทันสมัย
• Claude (Anthropic): มีจุดเด่นด้านการประมวลผลข้อความยาวๆ ได้ดีเยี่ยม เหมาะสำหรับการป้อนบทสัมภาษณ์หรือเอกสารจำนวนมากเพื่อให้ AI สรุปและวิเคราะห์ได้อย่างละเอียด
• Perplexity AI: เป็น AI Search Engine ที่รวมความสามารถของ LLM เข้ากับการค้นหาข้อมูลแบบ Real-time พร้อมอ้างอิงแหล่งที่มาอย่างชัดเจน เหมาะสำหรับงานที่ต้องการความแม่นยำและตรวจสอบแหล่งข้อมูลได้

ปิดท้าย

การเตรียม Pre-meeting Brief ด้วย AI คือก้าวสำคัญในการยกระดับการประชุมของคุณให้มีประสิทธิภาพและสร้างความประทับใจ การใช้ข้อมูลอย่างชาญฉลาดจะช่วยให้คุณสร้างความสัมพันธ์, เข้าใจคู่สนทนาได้ลึกซึ้งขึ้น และนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีกว่าในการเจรจาธุรกิจ อย่าลืมว่า AI เป็นเพียงเครื่องมือ ผู้ใช้งานต้องเป็นผู้ควบคุมและตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเสมอ

บทถัดไป เราจะมาเรียนรู้การใช้ AI ในการสร้าง "Agenda Meeting" ที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพ เพื่อให้การประชุมของคุณมีทิศทางและบรรลุเป้าหมายที่วางไว้